Comment gérer les paiements et les encaissements ?

TrainerStudio vous permet de faire payer vos clients et de garder le contrôle de tout l'argent qui entre dans votre activité. Le flux de base consiste à créer un produit, à définir comment il se paie et à enregistrer la transaction. Si le client paie par carte, vous lui envoyez un lien de checkout Stripe. S'il paie par Bizum, en espèces, par virement ou via une plateforme externe, vous enregistrez cet encaissement comme transaction manuelle. Si vous recevez une entrée d'argent qui ne correspond à aucun produit (un bon cadeau, un encaissement ponctuel, une entrée passée), vous pouvez aussi l'enregistrer comme transaction indépendante.

Dans la version actuelle, vous devez connecter Stripe avant de créer des produits et des modes de paiement dans Activité. Cela ne signifie pas que tous vos clients doivent payer par carte. Cela signifie que le catalogue de produits et de tarifs se crée avec Stripe connecté, et qu'ensuite vous pouvez l'utiliser aussi bien pour des encaissements par carte que pour des transactions manuelles associées à ces produits.

Comment faire payer un client

Commencez dans Activité. Connectez d'abord Stripe si vous ne l'avez pas encore fait. Créez ensuite le produit que vous vendez, par exemple un coaching mensuel, un défi de 8 semaines, une routine personnalisée ou un programme premium. Dans ce produit, créez un mode de paiement avec le tarif et la fréquence qui correspondent.

Quand le produit a déjà un mode de paiement, vous pouvez l'encaisser par carte depuis Produits. Ouvrez Voir les tarifs, choisissez le tarif correct et appuyez sur Générer un lien de paiement. Vous pouvez créer un lien pour un client précis ou un lien générique à partager avec une personne que vous n'avez pas encore enregistrée. Copiez ce lien et envoyez-le par WhatsApp, e-mail, chat ou le canal que vous utilisez avec vos clients.

Dans un lien générique, le client saisit ses données directement sur Stripe au moment de payer. TrainerStudio essaiera d'associer la transaction au client déjà existant avec cet e-mail. Si vous activez l'option de créer le client automatiquement et qu'aucune correspondance n'est trouvée, le client sera créé après que Stripe confirme le paiement.

Si le client vous a déjà payé en dehors de la plateforme, ou s'il va vous payer par Bizum, en espèces, par virement ou via une plateforme externe, allez dans Transactions et utilisez Enregistrer une transaction. Choisissez le mode Produit du catalogue et sélectionnez le produit et le mode de paiement correspondants. Cet enregistrement ne déplace pas d'argent, mais il laisse la transaction notée dans TrainerStudio pour que vous puissiez suivre vos encaissements, les statuts et les clients actifs depuis un seul endroit.

Si ce que vous avez reçu ne correspond à aucun produit (un bon cadeau, un encaissement ponctuel, une entrée passée), choisissez le mode Paiement indépendant au lieu de Produit du catalogue : vous saisissez un concept libre, un montant, une devise et la date à laquelle l'argent est arrivé. Cela permet de ne perdre aucune entrée d'argent, même si elle ne correspond pas à votre catalogue.

Si ce que vous voulez suivre est une cotisation récurrente que vous encaissez à la main, allez dans Abonnements et utilisez Enregistrer un abonnement manuel. Vous pouvez ainsi gérer des coachings mensuels payés par Bizum, virement ou espèces sans créer d'abonnement sur Stripe.

Quel est le rôle de Stripe

Stripe traite les paiements par carte et les abonnements automatiques. Il gère aussi la vérification du compte, les payouts vers la banque, les litiges, les commissions et les détails financiers.

TrainerStudio se charge de la partie opérationnelle du coach : ce que vous vendez, à qui vous l'avez vendu, combien cela coûte, comment cela a été payé et dans quel statut se trouve chaque transaction.

Que lire ensuite

Si vous voulez comprendre la différence entre produit, mode de paiement, transaction et abonnement, commencez par Concepts de base. Si vous ne pouvez pas encore créer de produits, consultez Connecter Stripe. Pour mettre en place vos tarifs, continuez avec Produits et modes de paiement.

Quand vous voudrez encaisser par carte, allez sur Liens de paiement avec Stripe. Pour enregistrer des Bizum, des espèces ou des virements, utilisez Paiements manuels. Pour les cotisations récurrentes gérées en dehors de Stripe, consultez Abonnements. Pour vérifier qui a payé, ce qui est en attente et quelles transactions présentent des incidents, allez dans Transactions et statuts.