Como solicitar a assinatura de um documento?

O TrainerStudio permite que você solicite a assinatura de documentos como um consentimento informado, uma autorização ou o recebimento de um aviso de privacidade sem sair da ficha do cliente.

Cada solicitação guarda a versão exata do PDF apresentada ao cliente. Depois de assinado, tanto você quanto o cliente podem baixar uma cópia com a assinatura e os dados da aceitação.

Antes de começar

Para solicitar uma assinatura:

o documento precisa ser um PDF enviado ao TrainerStudio;
o cliente precisa ter acesso ao arquivo;
você precisa poder gerenciar esse cliente;
não pode existir outra solicitação pendente para o mesmo PDF e cliente.

Você não pode solicitar a assinatura de imagens, vídeos, links nem de PDFs hospedados em um site externo.

Solicitar a assinatura

Vá em Clientes e abra a ficha da pessoa.
Entre em Arquivos compartilhados.
Abra o menu Ações do PDF que você quer enviar.
Toque em Solicitar assinatura.

Esse mesmo menu reúne as opções habituais do arquivo — como abrir, baixar, editar ou renomear e remover o acesso — junto com as opções de assinatura disponíveis em cada momento.

Ficha de María López em Arquivos compartilhados, com o menu do consentimento informado aberto e a ação Solicitar assinatura em destaque — A opção aparece nos PDFs compatíveis dentro dos arquivos do cliente.

Antes de enviar qualquer coisa, o TrainerStudio mostra para você:

o nome do cliente;
o PDF que será guardado e apresentado;
o aviso de rastreabilidade e a confirmação da solicitação;
uma confirmação final.

Caixa de diálogo Solicitar assinatura do documento com a cliente María López, o PDF Consentimento informado e a confirmação da solicitação — Confira o destinatário, o documento e o texto antes de criar a solicitação.

Ao confirmar, o TrainerStudio salva uma cópia dessa versão do PDF e cria a solicitação. Se o cliente tiver as notificações ativadas, ele também recebe um aviso nos dispositivos dele.

O que o cliente vai ver

As solicitações que precisam de uma ação aparecem primeiro na seção Academia dele, dentro de Assinaturas pendentes.

App do cliente no celular com a seção Assinaturas pendentes e o documento Consentimento informado — As solicitações pendentes continuam visíveis mesmo que o cliente não receba a notificação push.

Ao abrir o documento, o cliente pode:

consultar o PDF;
escrever ou corrigir o Nome completo, preenchido com o da conta dele;
ler o texto de aceitação e marcar a caixa;
desenhar a assinatura com o dedo, o mouse ou uma caneta;
tocar em Assinar documento e confirmar em Confirmar assinatura.

Tela do celular para assinar um documento, com o nome completo preenchido, o texto de aceitação, a caixa marcada e a assinatura desenhada — O botão só é ativado com o nome, a aceitação e a assinatura.

O cliente também pode escolher Não quero assinar este documento e confirmar em Recusar pedido. Nesse caso, a solicitação fica registrada como recusada e nenhum documento assinado é gerado.

O TrainerStudio adiciona uma página de assinatura no fim da cópia do PDF. Essa página inclui o signatário, a data, o texto aceito, o identificador do documento e a evidência técnica da conexão usada para assinar.

O cliente vê uma confirmação e pode baixar a cópia dele.

Confirmação no celular Assinatura concluída com a opção Baixar cópia assinada — A cópia assinada fica disponível para o cliente depois de concluir o processo.

Acompanhar o status

Volte em Clientes → Arquivos compartilhados para consultar o status mais recente de cada PDF:

Não solicitado: nenhuma assinatura foi pedida ainda;
Pendente: o cliente ainda não abriu o documento;
Visualizado: o cliente abriu, mas não tomou uma decisão;
Processando: o TrainerStudio está gerando a cópia final;
Assinado: a cópia assinada está disponível;
Recusado: o cliente decidiu não assinar;
Cancelado: a solicitação foi cancelada por um treinador.

Arquivos compartilhados de María López com o consentimento informado no status Assinado e as ações Baixar documento assinado e Ver detalhes da assinatura — No status assinado você pode baixar o PDF final ou consultar os detalhes da aceitação e a evidência técnica.

Lembrar ou cancelar uma solicitação

Enquanto a solicitação estiver Pendente ou Visualizada, abra o menu Ações do arquivo para:

Enviar lembrete: avisar o cliente de novo sem criar outra solicitação;
Cancelar solicitação de assinatura: impedir que ela seja assinada depois.

Uma solicitação assinada, recusada ou cancelada não pode ser reaberta. Se você precisar de outra assinatura, crie uma solicitação nova; o TrainerStudio guarda as duas no histórico.

Perguntas frequentes

Quais informações ficam guardadas com a assinatura?▼

Para manter a rastreabilidade, o TrainerStudio guarda:

a cópia exata do PDF apresentado;
a conta autenticada e o nome confirmado pelo cliente;
o traço da assinatura e o texto exato aceito;
as datas de solicitação, primeira visualização e assinatura;
o endereço IP da conexão, o app do cliente, o idioma e o user agent;
as impressões digitais SHA-256 do documento original e do resultado.

Esses dados não aparecem em notificações nem são incluídos na analítica de produto.

Posso solicitar a assinatura de vários clientes ao mesmo tempo?▼

Não. A solicitação é criada pela ficha de cada cliente para que cada pessoa tenha a própria cópia e o próprio status.

O que acontece se eu excluir o PDF da Academia?▼

As solicitações guardam uma cópia independente. Excluir ou renomear o recurso da Academia não altera as assinaturas anteriores.

Posso trocar o PDF depois de solicitar a assinatura?▼

Dentro dessa solicitação, não. Cancele e crie outra com a versão correta para ficar claro qual documento o cliente recebeu.

É uma assinatura eletrônica qualificada?▼

Não. O TrainerStudio oferece uma assinatura eletrônica simples com rastreabilidade; não usa um certificado digital qualificado.