Transações e status

A aba Transações é o lugar onde você revisa todo o dinheiro que entra no seu negócio. Cada cobrança de cartão pelo Stripe, cada Bizum, cada pagamento em dinheiro, cada transferência e cada cobrança feita fora do TrainerStudio pode ficar registrada aqui, esteja ou não associada a um produto.

Uma transação pode vir do Stripe, pode ser uma cobrança manual associada a um produto do catálogo, ou pode ser um registro avulso: uma movimentação de dinheiro que não corresponde a nenhum produto (um vale-presente, uma cobrança pontual, uma receita antiga que você quer documentar, um reembolso parcial...).

Tipos de transação

Há duas formas de registrar uma transação manual pelo botão Registrar transação:

• Produto do catálogo: você vincula a transação a um produto e plano de cobrança existentes. É o mais comum quando um cliente paga uma consultoria, um desafio ou um programa. Dá acesso ao cliente e aparece nas métricas de receita recorrente (MRR) quando o plano é recorrente.
• Registro avulso: você informa uma descrição livre, um valor e uma moeda. Não dá acesso a nenhum produto. É útil para cobranças que não pertencem ao seu catálogo ou que aconteceram no passado.

As transações do Stripe são criadas automaticamente quando o cliente paga um link de checkout.

Data e hora

Toda transação registrada manualmente tem uma data e hora. Por padrão é o momento em que você a registra, mas dá para alterar para refletir quando o dinheiro entrou de verdade. Se você recebe um Bizum no sábado e o anota na segunda, coloque a data de sábado para que as métricas mensais fiquem corretas.

As transações são ordenadas por essa data e hora na tabela, e não pela data em que você as registrou.

Como ler uma transação

Comece olhando o cliente e a descrição. Isso te diz quem pagou e por quê. Se a transação estiver associada a um produto, a descrição será o nome do produto. Se for um registro avulso, será o texto que você escreveu.

A origem te diz como o dinheiro entrou. Se for Stripe, a cobrança foi criada com checkout ou assinatura. Se for Manual, foi você quem registrou dentro do TrainerStudio. Se for Externo, o pagamento aconteceu fora do TrainerStudio e do Stripe, mas você está documentando aqui.

O que significam os status

Os status de pagamento ajudam você a decidir o que fazer com cada transação.

Pendente significa que a transação existe, mas ainda falta algo: talvez o cliente não tenha terminado o checkout ou você ainda não tenha confirmado um pagamento manual.

Pago significa que você já recebeu o dinheiro.

Não pago ou Vencido indicam que o dinheiro deveria ter chegado, mas não está confirmado. Vale revisá-los a cada poucos dias.

Não requerido é usado quando você dá o acesso de presente ou não espera receber nada.

Cancelado ou Reembolsado explicam que a transação deixou de estar ativa ou que houve uma devolução.

O status da transação indica se o acesso ao produto está ativo, concluído, pendente ou encerrado. Nos registros avulsos não há acesso, então esse status reflete apenas a situação da cobrança.

Editar uma transação

No menu de ações você pode editar o cliente, a descrição, o valor, a moeda, a data, o método de cobrança, o status do pagamento e as notas. Isso é especialmente útil para transações manuais e registros avulsos.

Se a transação vier do Stripe, tenha cuidado com uma ideia importante: mudar uma transação no TrainerStudio não muda o que aconteceu no Stripe. Escrever uma nota não cancela uma assinatura. Marcar algo internamente não devolve dinheiro.

Para ações financeiras reais sobre cobranças feitas com o Stripe, abra Configurações do Stripe.

Por que ela pode mudar sozinha

As transações do Stripe são atualizadas quando o Stripe avisa o TrainerStudio sobre eventos importantes: um checkout concluído, um pagamento recusado, uma fatura paga, uma assinatura cancelada ou uma devolução.

O TrainerStudio recolhe essas mudanças para que você possa revisar as transações em uma tabela clara, sem entrar em cada evento técnico do Stripe.

Nos links genéricos, o Stripe também envia os dados do comprador ao confirmar o pagamento. O TrainerStudio usa o e-mail para atribuir a transação a um cliente existente ou criar um cliente novo, se o link tinha essa opção ativada. Se não conseguir atribuí-la, a transação fica pendente de atribuição para você revisar.