Transazioni e stati

La scheda Transazioni è il posto dove controlli tutto il denaro che entra nella tua attività. Ogni addebito con carta tramite Stripe, ogni Bizum, ogni contante, ogni bonifico e ogni incasso effettuato al di fuori di TrainerStudio può essere registrato qui, associato o meno a un prodotto.

Una transazione può arrivare da Stripe, può essere un incasso manuale associato a un prodotto del catalogo, oppure può essere una voce isolata: un movimento di denaro che non corrisponde a nessun prodotto (un buono regalo, un incasso occasionale, un'entrata passata che vuoi documentare, un rimborso parziale...).

Tipi di transazione

Ci sono due modi per registrare una transazione manuale dal pulsante Registra transazione:

• Prodotto del catalogo: colleghi la transazione a un prodotto e piano di pagamento esistenti. È la situazione più comune quando un cliente ti paga una consulenza, una sfida o un programma. Dà accesso al cliente e compare nelle metriche di entrate ricorrenti (MRR) quando il piano è ricorrente.
• Voce isolata: inserisci una descrizione libera, un importo e una valuta. Non dà accesso a nessun prodotto. È utile per incassi che non appartengono al tuo catalogo o che sono avvenuti in passato.

Le transazioni di Stripe si creano automaticamente quando il cliente paga un link di checkout.

Data e ora

Ogni transazione registrata manualmente ha una data e ora. Per impostazione predefinita è il momento in cui la registri, ma puoi cambiarla per riflettere quando è entrato realmente il denaro. Se ricevi un Bizum di sabato e lo registri di lunedì, inserisci la data di sabato così le metriche mensili restano corrette.

Le transazioni si ordinano per quella data e ora nella tabella, non per la data in cui le hai registrate.

Come leggere una transazione

Inizia guardando il cliente e la descrizione. Questo ti dice chi ha pagato e per cosa. Se la transazione è associata a un prodotto, la descrizione sarà il nome del prodotto. Se è una voce isolata, sarà il testo che hai scritto tu.

L'origine ti dice come è entrato il denaro. Se è Stripe, l'incasso è stato creato tramite checkout o abbonamento. Se è Manuale, l'hai registrato tu dentro TrainerStudio. Se è Esterno, il pagamento è avvenuto fuori da TrainerStudio e Stripe ma lo stai documentando qui.

Cosa significano gli stati

Gli stati di pagamento ti aiutano a decidere cosa fare con ogni transazione.

In sospeso significa che la transazione esiste ma manca ancora qualcosa: forse il cliente non ha completato il checkout o non hai ancora confermato un pagamento manuale.

Pagato significa che hai già ricevuto il denaro.

Non pagato o Scaduto indicano che il denaro sarebbe dovuto arrivare ma non è confermato. Conviene controllarli ogni pochi giorni.

Non richiesto si usa quando regali l'accesso o non ti aspetti di incassare nulla.

Annullato o Rimborsato spiegano che la transazione ha smesso di essere attiva o che c'è stato un rimborso.

Lo stato della transazione indica se l'accesso al prodotto è attivo, completato, in sospeso o chiuso. Nelle voci isolate l'accesso non si applica, quindi quello stato riflette solo la situazione dell'incasso.

Modificare una transazione

Dal menu delle azioni puoi modificare il cliente, la descrizione, l'importo, la valuta, la data, il metodo di pagamento, lo stato del pagamento e le note. Questo è particolarmente utile per le transazioni manuali e le voci isolate.

Se la transazione arriva da Stripe, fai attenzione a un'idea importante: modificare una transazione su TrainerStudio non cambia ciò che è avvenuto su Stripe. Scrivere una nota non annulla un abbonamento. Segnare qualcosa internamente non restituisce il denaro.

Per azioni finanziarie reali sugli incassi effettuati con Stripe, apri Impostazioni Stripe.

Perché può cambiare da sola

Le transazioni di Stripe si aggiornano quando Stripe avvisa TrainerStudio di eventi importanti: un checkout completato, un pagamento fallito, una fattura pagata, un abbonamento annullato o un rimborso.

TrainerStudio raccoglie questi cambiamenti così puoi controllare le transazioni da una tabella chiara, senza entrare in ogni evento tecnico di Stripe.

Nei link generici, Stripe invia anche i dati dell'acquirente al momento della conferma del pagamento. TrainerStudio usa l'email per assegnare la transazione a un cliente esistente o crearne uno nuovo se il link aveva quell'opzione attivata. Se non riesce ad assegnarla, la transazione resta in attesa di assegnazione perché tu la riveda.