Transacciones y estados

La pestaña Transacciones es el sitio donde revisas todo el dinero que entra a tu negocio. Cada cobro de tarjeta por Stripe, cada Bizum, cada efectivo, cada transferencia y cada cobro hecho fuera de TrainerStudio puede quedar registrado aquí, esté o no asociado a un producto.

Una transacción puede venir de Stripe, puede ser un cobro manual asociado a un producto del catálogo, o puede ser un registro suelto: un movimiento de dinero que no encaja con ningún producto (un bono regalo, un cobro puntual, un ingreso pasado que quieres documentar, una devolución parcial...).

Tipos de transacción

Hay dos formas de registrar una transacción manual desde el botón Registrar transacción:

• Producto del catálogo: vinculas la transacción a un producto y plan de cobro existentes. Es lo habitual cuando un cliente te paga una asesoría, un reto o un programa. Da acceso al cliente y aparece en las métricas de ingresos recurrentes (MRR) cuando el plan es recurrente.
• Registro suelto: introduces un concepto libre, un importe y una moneda. No da acceso a ningún producto. Es útil para cobros que no pertenecen a tu catálogo o que ocurrieron en el pasado.

Las transacciones de Stripe se crean automáticamente cuando el cliente paga un enlace de checkout.

Fecha y hora

Toda transacción registrada manualmente lleva una fecha y hora. Por defecto es el momento en el que la registras, pero puedes cambiarla para reflejar cuándo entró realmente el dinero. Si recibes un Bizum un sábado y lo apuntas el lunes, mete la fecha del sábado para que las métricas mensuales queden bien.

Las transacciones se ordenan por esa fecha y hora en la tabla, no por la fecha en la que las registraste.

Cómo leer una transacción

Empieza mirando el cliente y el concepto. Eso te dice quién pagó y por qué. Si la transacción está asociada a un producto, el concepto será el nombre del producto. Si es un registro suelto, será el texto que tú hayas escrito.

El origen te dice cómo entró el dinero. Si es Stripe, el cobro se creó con checkout o suscripción. Si es Manual, lo registraste tú dentro de TrainerStudio. Si es Externo, el pago ocurrió fuera de TrainerStudio y Stripe pero lo estás documentando aquí.

Qué significan los estados

Los estados de pago te ayudan a decidir qué hacer con cada transacción.

Pendiente significa que la transacción existe pero todavía falta algo: quizá el cliente no terminó el checkout o aún no confirmaste un pago manual.

Pagado significa que ya recibiste el dinero.

No pagado o Vencido indican que el dinero debería haber llegado pero no está confirmado. Conviene revisarlos cada pocos días.

No requerido se usa cuando regalas el acceso o no esperas cobrar nada.

Cancelado o Reembolsado explican que la transacción dejó de estar activa o que hubo una devolución.

El estado de la transacción indica si el acceso al producto está activo, completado, pendiente o cerrado. En los registros sueltos no aplica acceso, así que ese estado refleja solo la situación del cobro.

Editar una transacción

Desde el menú de acciones puedes editar el cliente, el concepto, el importe, la moneda, la fecha, el método de cobro, el estado del pago y las notas. Esto es especialmente útil para transacciones manuales y registros sueltos.

Si la transacción viene de Stripe, ten cuidado con una idea importante: cambiar una transacción en TrainerStudio no cambia lo que ocurrió en Stripe. Escribir una nota no cancela una suscripción. Marcar algo internamente no devuelve dinero.

Para acciones financieras reales sobre cobros hechos con Stripe, abre Ajustes de Stripe.

Por qué puede cambiar sola

Las transacciones de Stripe se actualizan cuando Stripe avisa a TrainerStudio de eventos importantes: un checkout completado, un pago fallido, una factura pagada, una suscripción cancelada o una devolución.

TrainerStudio recoge esos cambios para que puedas revisar las transacciones desde una tabla clara, sin entrar en cada evento técnico de Stripe.

En enlaces genéricos, Stripe también envía los datos del comprador al confirmar el pago. TrainerStudio usa el email para asignar la transacción a un cliente existente o crear un cliente nuevo si el enlace tenía esa opción activada. Si no puede asignarla, la transacción queda pendiente de asignación para que la revises.