15 de outubro de 2026
7 planilhas Excel grátis para personal trainers (2026)
Planilhas prontas para treino, alunos, financeiro, alimentação e indicadores do negócio, e como saber quando elas já não bastam.
Se você ainda toca seu negócio com anotações soltas, prints de WhatsApp e memória, já deve ter pensado em montar algo no Excel. O problema é que criar uma planilha bem estruturada do zero leva horas, e quando termina você percebe que precisa de mais cinco para dar conta de alunos, treinos, pagamentos e acompanhamento.
Este artigo é o seu atalho: sete planilhas, cada uma resolvendo uma parte do seu dia a dia. Seis você baixa grátis na nossa biblioteca de modelos; para a sétima (indicadores do negócio), damos as colunas exatas para montar em 15 minutos.
1. Planilha de treino semanal
Ideal para: Personais presenciais e online que montam treinos por semana ou por mês.
A planilha que você mais vai usar. Organiza a semana de cada aluno de segunda a domingo, com espaço para musculação e cardio, tempo de treino e anotações diárias de desempenho. Duplique a aba para criar a próxima semana em segundos.
Dica
Use formatação condicional para pintar a célula de verde quando o aluno bater um recorde. É um detalhe pequeno que motiva muito.
2. Macrociclo e periodização
Ideal para: Personais que trabalham com uma data-alvo a 12–52 semanas.
A visão geral. Um calendário de 52 semanas com fases coloridas (preparatória, competitiva, transição), detalhamento dos mesociclos (objetivos, métodos, volume) e percentuais semanais de volume e intensidade. Essencial para atletas, candidatos de concurso com TAF ou qualquer aluno com uma data marcada.
Dica
Comece pela data-alvo do aluno (uma prova, as férias, o TAF) e trabalhe de trás para frente. Imprima e deixe à vista: enxergar o todo ajuda nas decisões do dia a dia.
3. Controle de alunos
Ideal para: Qualquer personal com mais de 5 alunos ativos.
Um CRM básico feito para personal: lista de alunos com contato, plano e status, resumo de alunos ativos, faturamento e aulas, registro individual de peso, aderência e sono, e controle de pagamentos a receber. Funciona no Google Sheets.
Dica
Comece com nome, data de início, plano e vencimento; complete o resto aos poucos. E proteja o arquivo: dados de saúde numa planilha compartilhada sem criptografia são um risco perante a LGPD.
4. Receitas, despesas e recibos
Ideal para: Personais autônomos ou MEI que precisam de um controle financeiro simples.
Dois modelos que se completam: um controle de receitas e despesas (totais automáticos, despesas por categoria, resumo mensal com subtotais trimestrais) e um modelo de cobrança com cálculos automáticos, registro anual com numeração sequencial e resumo trimestral.
Dica
A planilha serve para controle interno: no Brasil, a nota fiscal de serviço (NFS-e) é emitida pelos sistemas oficiais. Confirme com seu contador o que se aplica ao seu enquadramento.
Baixar o controle de receitas e despesas e o modelo de cobrança.
5. Avaliação física inicial
Ideal para: Personais que querem uma primeira aula profissional.
Um modelo A4 para imprimir (PDF) com antropometria (peso, altura, IMC, composição corporal), dobras cutâneas em 7 pontos, testes de força, resistência, flexibilidade e mobilidade, avaliação postural e espaço para observações. Combine com um questionário de prontidão como o PAR-Q+ antes da primeira aula.
Dica
Repita a avaliação a cada 8–12 semanas. Comparar com o ponto de partida é uma das melhores formas de mostrar valor e justificar a renovação.
6. Dieta semanal
Ideal para: Personais que dão orientações gerais de alimentação junto com o treino.
Metas nutricionais para dias de treino e de descanso, plano semanal com 6 refeições por dia, registro diário de calorias e macros com média semanal automática, e acompanhamento de aderência, água e fome.
Dica
Respeite seu campo de atuação: no Brasil, prescrever dieta individualizada é atribuição do nutricionista. Dê orientações gerais e trabalhe em parceria quando necessário.
7. Indicadores do negócio (KPIs)
Ideal para: personais que querem decidir com base em dados, não no achismo.
O que não é medido não melhora. Uma planilha mensal simples basta: uma linha por mês, uma coluna por indicador.
- Alunos ativos no fim do mês
- Novos alunos e cancelamentos
- Receita recorrente mensal e receita média por aluno
- Leads recebidos, conversas de diagnóstico, propostas enviadas e alunos fechados
- Taxa de retenção e tempo médio de permanência
- Horas trabalhadas
Inclua duas fórmulas: o valor do aluno (receita média mensal por aluno × meses médios de permanência) e o custo de aquisição (gasto com marketing ÷ alunos novos). Se o valor do aluno for pelo menos três vezes o custo de aquisição, o negócio está saudável. No primeiro dia de cada mês, reserve 15–20 minutos para preencher o mês anterior e pergunte-se: o que deu certo, o que não deu e o que vou mudar? Nosso guia de KPIs do negócio de personal trainer explica cada indicador.
Excel ou software especializado: quando dar o salto
O Excel é muito versátil e essas planilhas vão te poupar horas. Mas ele tem limites reais que aparecem conforme o negócio cresce.
- Você tem mais de 10–15 alunos ativos e passa mais tempo atualizando planilha do que treinando.
- Os alunos precisam ver o treino e o único jeito é um PDF ou print. Eles não marcam exercícios, não registram cargas nem mandam feedback.
- Você cobra mensalidade na mão e de vez em quando alguma escapa.
- A comunicação está espalhada entre WhatsApp, e-mail, ligações e papel, sem um histórico único por aluno.
- Você faz na mão o que poderia ser automático, como enviar um treino novo ou cobrar a mensalidade.
| Função | Excel | Software de consultoria |
|---|---|---|
| Entregar treinos | PDF ou print pelo WhatsApp | O aluno abre o app e vê o treino interativo |
| Registrar cargas e evolução | Você anota depois da aula | O aluno registra em tempo real pelo celular |
| Mensalidades | Pix avulso + lembretes manuais | Cobrança recorrente no cartão |
| Comunicação | WhatsApp, e-mail, ligações (espalhado) | Chat integrado à plataforma |
| Histórico de evolução | Gráficos feitos à mão | Montado a partir dos registros do aluno |
| Vídeos dos exercícios | Links do YouTube na mão | Biblioteca integrada com demonstrações |
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Perguntas frequentes
As planilhas funcionam no Google Sheets?
Sim. As planilhas são arquivos .xlsx que abrem no Microsoft Excel, no Google Sheets e no LibreOffice Calc. Algumas formatações condicionais avançadas podem mudar um pouco, mas o essencial funciona em todos.
Posso editar as planilhas?
Pode. Adicione colunas, mude fórmulas e cores ou adapte qualquer parte ao seu jeito de trabalhar. Quanto mais personalizada, mais útil.
São gratuitas mesmo?
Sim. Você baixa na nossa biblioteca de modelos sem criar conta no TrainerStudio. Muitos personais começam com planilha, usem ou não a nossa plataforma depois.
Até quantos alunos a planilha dá conta?
Como regra geral, até 10–15 alunos. Acima disso, o tempo para manter as planilhas começa a competir com o tempo de treino.
E a proteção de dados (LGPD)?
Planilhas não são criptografadas por padrão e não têm controle de acesso detalhado. Se você guarda dados de saúde dos alunos, proteja os arquivos com senha, use um serviço de nuvem seguro e colete o consentimento por escrito para o tratamento dos dados.
Conclusão: comece no Excel, cresça com software
Essas sete planilhas cobrem o básico para tocar um negócio de personal sem gastar com software: levam você da bagunça a um sistema mínimo viável. Quando os alunos precisarem registrar treinos em tempo real, você quiser cobrança recorrente e um só lugar para todas as conversas, é hora de uma ferramenta feita para o seu trabalho.