15 ottobre 2026
7 modelli Excel gratuiti per personal trainer (2026)
Fogli pronti all’uso per schede, clienti, conti, alimentazione e metriche di business, e come capire quando non ti bastano più.
Se gestisci ancora il tuo lavoro con appunti sparsi, screenshot di WhatsApp e memoria, avrai pensato di organizzarti con Excel. Il problema è che costruire da zero un foglio ben strutturato richiede ore, e quando hai finito ti accorgi che te ne servono altri cinque per clienti, schede, pagamenti e monitoraggio.
Questo articolo è la tua scorciatoia: sette modelli, ognuno per un aspetto del tuo lavoro. Sei si scaricano gratis dalla nostra libreria di modelli; per il settimo (i KPI del business) ti diamo le colonne esatte per crearlo in 15 minuti.
1. Scheda settimanale
Ideale per: Trainer in presenza e online che programmano a settimana o a mese.
Il modello che userai di più. Organizza la settimana di ogni cliente da lunedì a domenica, con spazio per forza e cardio, durata dell’allenamento e note giornaliere sulla prestazione. Duplica il foglio per creare la settimana successiva in pochi secondi.
Consiglio
Usa la formattazione condizionale per colorare di verde una cella quando il cliente batte un record. Un piccolo dettaglio che motiva tantissimo.
2. Macrociclo e periodizzazione
Ideale per: Trainer che lavorano verso una data obiettivo a 12–52 settimane.
La visione d’insieme. Un calendario di 52 settimane con fasi colorate (preparatoria, competitiva, transizione), il dettaglio dei mesocicli (obiettivi, metodi, volume) e le percentuali settimanali di volume e intensità. Indispensabile con atleti, candidati a concorsi o chiunque abbia una scadenza.
Consiglio
Parti dalla data obiettivo (una gara, le vacanze, un concorso) e lavora a ritroso. Stampalo e tienilo in vista: il quadro generale ti aiuta a decidere meglio ogni giorno.
3. Monitoraggio dei clienti
Ideale per: Qualsiasi trainer con più di 5 clienti attivi.
Un CRM di base pensato per i trainer: elenco clienti con contatti, piano e stato, riepilogo di clienti attivi, entrate e sedute, registro individuale di peso, aderenza e sonno, e controllo dei pagamenti in arrivo. Compatibile con Google Sheets.
Consiglio
Parti da nome, data di inizio, piano e scadenza; completa il resto poco alla volta. E proteggi il file: dati sanitari in un foglio condiviso non cifrato sono un rischio ai sensi del GDPR.
4. Entrate, spese e fatture
Ideale per: Trainer a partita IVA che vogliono un controllo economico semplice.
Due modelli complementari: un controllo entrate e spese (totali automatici, spese per categoria, riepilogo mensile con subtotali trimestrali) e un modello di fattura con calcoli automatici, registro annuale a numerazione progressiva e riepilogo trimestrale.
Consiglio
In Italia la fatturazione elettronica tramite SdI è la regola anche per molti forfettari: usa questi fogli per il controllo interno, non al posto del tuo software di fatturazione elettronica. Verifica con il tuo commercialista.
Scarica il controllo entrate e spese e il modello di fattura.
5. Valutazione fisica iniziale
Ideale per: Trainer che vogliono una prima seduta professionale.
Un modello A4 stampabile (PDF) con antropometria (peso, altezza, IMC, composizione corporea), plicometria su 7 siti, test di forza, resistenza, flessibilità e mobilità, valutazione posturale e spazio per le osservazioni. Abbinalo a un questionario sulla salute come il PAR-Q+ prima della prima seduta.
Consiglio
Ripeti la valutazione ogni 8–12 settimane. Confrontare i risultati con il punto di partenza è uno dei modi migliori per dimostrare valore e giustificare il rinnovo.
6. Dieta settimanale
Ideale per: Trainer che danno indicazioni alimentari generali accanto all’allenamento.
Obiettivi nutrizionali per giorni di allenamento e di riposo, piano settimanale con 6 pasti al giorno, registro giornaliero di calorie e macro con media settimanale automatica, e monitoraggio di aderenza, acqua e fame.
Consiglio
Resta nel tuo ambito: la prescrizione di diete personalizzate spetta a figure come il biologo nutrizionista, il dietista o il medico. Dai indicazioni generali e collabora con loro quando serve.
7. Metriche di business (KPI)
Ideale per: trainer che vogliono decidere sui dati e non a sensazione.
Quello che non misuri non lo migliori. Basta un foglio mensile semplice: una riga per mese, una colonna per metrica.
- Clienti attivi a fine mese
- Nuovi clienti e disdette
- Entrate ricorrenti mensili ed entrata media per cliente
- Contatti ricevuti, chiamate conoscitive, proposte inviate e clienti chiusi
- Tasso di fidelizzazione e durata media del rapporto
- Ore lavorate
Aggiungi due formule: il valore del cliente (entrata media mensile per cliente × mesi medi di permanenza) e il costo di acquisizione (spesa di marketing ÷ nuovi clienti). Se il valore del cliente è almeno tre volte il costo di acquisizione, il business è sano. Il primo giorno di ogni mese dedica 15–20 minuti al mese appena chiuso e chiediti cosa è andato bene, cosa no e cosa farai di diverso. La nostra guida ai KPI del business per personal trainer spiega ogni metrica.
Excel o software specializzato: quando fare il salto
Excel è versatilissimo e questi modelli ti faranno risparmiare ore. Ma ha limiti reali che emergono man mano che cresci.
- Hai più di 10–15 clienti attivi e passi più tempo ad aggiornare fogli che ad allenare.
- I clienti devono vedere le schede e l’unico modo è un PDF o uno screenshot. Non possono spuntare gli esercizi, registrare i carichi o darti un feedback.
- Rincorri i pagamenti a mano e ogni tanto te ne sfugge uno.
- La comunicazione è frammentata tra WhatsApp, email, telefonate e appunti, senza uno storico unico per cliente.
- Fai a mano cose che potrebbero essere automatiche, come inviare una nuova scheda o incassare la quota mensile.
| Funzione | Excel | Software di coaching |
|---|---|---|
| Consegnare le schede | PDF o screenshot via WhatsApp | Il cliente apre l’app e vede la scheda interattiva |
| Registrare carichi e progressi | Li trascrivi tu dopo la seduta | Il cliente li registra in tempo reale dal telefono |
| Pagamenti mensili | Bonifico + promemoria manuali | Pagamenti ricorrenti con carta |
| Comunicazione | WhatsApp, email, telefonate (frammentata) | Chat integrata nella piattaforma |
| Storico dei progressi | Grafici fatti a mano | Costruito dai dati registrati dal cliente |
| Video degli esercizi | Link YouTube manuali | Libreria integrata con dimostrazioni |
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Schede, monitoraggio dei clienti, moduli, pagamenti e chat in un’unica piattaforma, con un’app con il tuo brand per i clienti. Il piano gratuito include fino a 3 clienti, senza carta di credito.
Domande frequenti
I modelli funzionano su Google Sheets?
Sì. I modelli Excel sono file .xlsx che si aprono in Microsoft Excel, Google Sheets e LibreOffice Calc. Alcune formattazioni condizionali avanzate possono variare leggermente, ma le funzioni principali restano.
Posso modificarli?
Certo. Aggiungi colonne, cambia formule e colori o adatta qualsiasi sezione al tuo modo di lavorare. Più li personalizzi, più ti saranno utili.
Sono davvero gratuiti?
Sì. Li scarichi dalla nostra libreria di modelli senza creare un account TrainerStudio. Molti trainer iniziano con un foglio di calcolo, che poi usino la nostra piattaforma o no.
Fino a quanti clienti bastano?
Come regola generale, fino a 10–15 clienti. Oltre, il tempo speso ad aggiornare i fogli inizia a rubare tempo all’allenamento.
E la protezione dei dati (GDPR)?
Un foglio di calcolo non è cifrato di default e non ha un controllo degli accessi granulare. Se conservi dati sanitari dei clienti, proteggi i file con password, tienili in un servizio cloud sicuro e raccogli il consenso scritto al trattamento dei dati.
Conclusione: parti con Excel, cresci con un software
Questi sette modelli coprono le basi per gestire un’attività di personal training senza spendere in software: ti portano dal caos a un sistema minimo funzionante. Quando servono registrazioni in tempo reale da parte dei clienti, pagamenti ricorrenti e un unico posto per ogni conversazione, è il momento di uno strumento pensato per il tuo lavoro.