Plantillas Excel para Entrenadores Personales: Pack Gratuito 2026

1. Plantilla de Programación de Entrenamientos

Esta es probablemente la plantilla que más vas a usar. Permite estructurar las sesiones de entrenamiento de cada cliente por día de la semana, incluyendo ejercicios, series, repeticiones, carga, tempo y notas específicas. La hoja está pensada para que puedas duplicarla fácilmente y crear una nueva semana en segundos.

Que incluye

• Hoja de rutina semanal: Una pestana por cada semana con los días de lunes a domingo. Cada día tiene espacio para 8-10 ejercicios con sus parametros completos.
• Base de datos de ejercicios: Una pestana con más de 150 ejercicios organizados por grupo muscular (pecho, espalda, piernas, hombros, brazos, core, cardio). Cada ejercicio incluye el patron de movimiento y el equipamiento necesario.
• Columnas de progresión: Campos para registrar la carga utilizada en cada sesión, lo que te permite ver la progresión del cliente semana a semana sin salir de la misma hoja.
• Notas por sesión: Espacio para apuntar observaciones, sensaciones del cliente, modificaciones sobre la marcha o indicaciones para la siguiente semana.

Cómo usarla

Abre la pestana de la semana actual, selecciona los ejercicios desde la base de datos (puedes usar validación de datos para que aparezca un desplegable) y rellena series, repeticiones y carga objetivo. Cuando termines la semana, duplica la pestana y ajusta las cargas para la semana siguiente. Si el cliente entrena 3 días por semana, simplemente deja en blanco los días que no entrena.

2. Plantilla de Macrociclo y Periodización

Si la plantilla anterior es el zoom al día a día, esta es la vision a vista de pajaro. La plantilla de macrociclo te permite planificar todo un bloque de entrenamiento dividido en mesociclos y microciclos, con sus fases de acumulacion, intensificacion y descarga. Es imprescindible si trabajas con deportistas, opositores o cualquier cliente que tenga una fecha objetivo.

Que incluye

• Vista anual en calendario: Las 52 semanas del año en una sola vista, con colores que identifican cada fase del macrociclo (preparacion general, preparacion específica, competición, transición).
• Desglose por mesociclo: Cada bloque de 3-6 semanas tiene su propia sección donde defines el objetivo principal, el volumen relativo, la intensidad relativa y los indicadores de fatiga que vas a monitorizar.
• Grafico de carga automático: Un grafico que se genera automáticamente a partir de los datos de volumen e intensidad que introduces, mostrando la ondulacion de la carga a lo largo del macrociclo.
• Semanas de descarga marcadas: Las deloads ya vienen preconfiguradas cada 3-4 semanas (puedes moverlas), con recomendaciones de reduccion de volumen e intensidad.

Cómo usarla

Empieza definiendo la fecha objetivo del cliente (una competición, unas vacaciones, una oposicion) y trabaja hacia atrás. Asigna las fases del macrociclo usando los colores predefinidos y ajusta el volumen e intensidad de cada semana. El grafico se actualiza automáticamente y te permite detectar de un vistazo si hay demasiadas semanas de alta carga consecutivas sin descarga.

3. Plantilla de Seguimiento de Clientes

A medida que crece tu cartera de clientes, mantener el control se complica. Esta plantilla funciona como un CRM básico disenado específicamente para entrenadores. Tienes a todos tus clientes en una sola vista con su información clave, y pestanas individuales para el seguimiento detallado de cada uno.

Que incluye

• Dashboard general: Una vista resumen con todos tus clientes activos, su fecha de inicio, tipo de servicio contratado, fecha de renovacion, último contacto y estado (activo, en pausa, pendiente de renovacion, baja).
• Ficha individual por cliente: Una pestana por cliente con sus datos personales, historial deportivo, lesiones, objetivos, mediciones corporales, notas de cada sesión y registro fotografico (enlaces a fotos almacenadas en la nube).
• Registro de mediciones: Tabla con fechas y valores de peso, porcentaje graso estimado, perimetros corporales (cintura, cadera, brazo, muslo) y otras metricas relevantes. Incluye un grafico de progresión automático.
• Alertas de renovacion: Formato condicional que resalta en amarillo a los clientes cuya renovacion es en menos de 15 días y en rojo a los que ya han vencido.

Cómo usarla

Empieza rellenando la pestana de dashboard con tus clientes actuales. No intentes completar todo a la vez: comienza con nombre, fecha de inicio, servicio y fecha de renovacion. Las fichas individuales las puedes ir completando progresivamente, anadiendo datos cada vez que tengas una sesión con ese cliente. Lo importante es que el dashboard general este siempre actualizado para que veas de un vistazo el estado de tu cartera.

4. Plantilla de Control de Pagos y Facturación

Uno de los puntos debiles de muchos entrenadores es la gestión financiera. Esta plantilla no sustituye a un programa de facturación (para eso necesitas herramientas específicas si facturas como autónomo en España), pero si te da una vision clara de quien te ha pagado, quien te debe, cuanto facturas al mes y cual es tu margen real despues de gastos.

Que incluye

• Registro de pagos mensual: Tabla con cliente, concepto, importe, fecha de pago prevista, fecha de pago real y estado (pagado, pendiente, vencido). El formato condicional marca en rojo los pagos vencidos de más de 7 días.
• Resumen de ingresos: Calculo automático de ingresos totales, ingresos recurrentes mensuales (MRR), ticket medio por cliente y variacion respecto al mes anterior.
• Control de gastos: Pestana para registrar gastos fijos (alquiler, seguro, cuota de autónomo, software) y variables (formación, material, desplazamientos) con categorizacion automática.
• Cuenta de resultados simplificada: Una vista que resta tus gastos de tus ingresos y te muestra tu beneficio neto mensual. Incluye un grafico de evolucion de los últimos 12 meses.

Cómo usarla

Cada vez que un cliente te paga, registra el pago en la hoja correspondiente al mes. A principio de cada mes, crea las lineas de todos los pagos esperados (basandote en los servicios activos) y ve marcandolos como pagados segun lleguen. Para los gastos, dedica 10 minutos el último día de cada mes a revisar tus movimientos bancarios y registrar todo. El resumen de resultados se calcula solo.

5. Plantilla de Evaluación Inicial y Valoracion Física

La primera impresion cuenta, y mucho. Una evaluación inicial estructurada no solo te da información valiosa para disenar un programa personalizado, sino que transmite profesionalidad y genera confianza en el cliente desde el minuto uno. Esta plantilla te da un marco completo para no dejarte nada en el tintero.

Que incluye

• Cuestionario de salud (PAR-Q+): Las preguntas estandar sobre historial medico, lesiones, medicacion, contraindicaciones y factores de riesgo. Basado en el cuestionario PAR-Q+ adaptado al contexto español.
• Historial de actividad física: Preguntas sobre experiencia previa de entrenamiento, deportes practicados, frecuencia actual de ejercicio y nivel de condición física autopercibido.
• Definicion de objetivos: Sección estructurada para que el cliente defina sus objetivos principales y secundarios, con plazos realistas y criterios medibles de éxito.
• Valoracion física: Tablas para registrar los resultados de tests funcionales básicos: sentadilla overhead, push-up test, plank test, sit and reach, test de equilibrio monopodal y otras valoraciones que consideres relevantes.
• Datos antropometricos: Campos para peso, talla, IMC (calculado automáticamente), perimetros corporales y pliegues cutaneos si dispones de plicometro.

Cómo usarla

Envia el cuestionario de salud y el historial de actividad al cliente antes de la primera sesión (puedes convertirlo a PDF o Google Forms). Durante la sesión presencial u online, completa la sección de valoracion física y define los objetivos de forma conjunta. Guarda toda la información en la ficha del cliente para tener una linea base contra la que medir el progreso futuro.

6. Plantilla de Plan Nutricional Básico

Muchos clientes te van a pedir orientacion nutricional. Aunque la prescripcion de dietas individualizadas es competencia del dietista-nutricionista, como entrenador puedes ofrecer pautas generales de alimentacion saludable y ayudar a tus clientes a hacer un seguimiento básico de su ingesta. Esta plantilla te permite hacerlo de forma organizada.

Que incluye

• Calculadora de requerimientos: Introduce peso, altura, edad, sexo y nivel de actividad del cliente y la hoja calcula automáticamente su TMB (tasa metabólica basal) y su gasto calorico estimado usando la formula de Mifflin-St Jeor.
• Distribucion de macronutrientes: Tabla con distribuciones sugeridas de proteina, carbohidratos y grasa segun el objetivo (perdida de grasa, mantenimiento, ganancia muscular), con los gramos y calorias calculados automáticamente.
• Planificador semanal de comidas: Plantilla con los 7 días de la semana y 5-6 comidas por día. Cada celda tiene espacio para el alimento, la cantidad en gramos y los macros aproximados.
• Lista de la compra automática: Una pestana que consolida todos los alimentos del plan semanal y genera una lista de la compra organizada por categorías (proteinas, carbohidratos, verduras, frutas, grasas, otros).

Cómo usarla

Empieza por la calculadora de requerimientos para establecer el punto de partida calorico del cliente. Despues, usa la pestana de distribucion de macros para definir los gramos objetivo de proteina, carbohidratos y grasa. Si el cliente quiere un plan más detallado, usa el planificador semanal para estructurar las comidas. La lista de la compra se genera sola a partir de lo que hayas planificado.

7. Plantilla de Metricas de Negocio (KPIs)

Si no mides, no puedes mejorar. Esta plantilla convierte tu negocio de entrenamiento personal en algo medible y gestionable. No hace falta que seas un experto en finanzas: las formulas ya están hechas y solo necesitas introducir los datos básicos cada mes.

Que incluye

• Dashboard mensual: Vista resumen con los KPIs más importantes: número de clientes activos, ingresos recurrentes mensuales, tasa de retención, tasa de conversión de leads, ticket medio por cliente y horas trabajadas.
• Evolucion a 12 meses: Grafico automático que muestra como evolucionan tus metricas clave mes a mes durante el último año. Útil para detectar tendencias y estacionalidad.
• Funnel de ventas: Registro de leads recibidos, llamadas de descubrimiento realizadas, propuestas enviadas y clientes cerrados. Con cálculo automático de tasa de conversión en cada fase.
• Calculo de LTV y CAC: Formulas precargadas para calcular el valor de vida del cliente (Lifetime Value) y el coste de adquisición de cliente. Si tu LTV es 3 veces tu CAC o más, tu negocio es sostenible.
• Indicadores de satisfacción: Espacio para registrar el NPS (Net Promoter Score) mensual y la tasa de referidos. Dos metricas simples pero potentes para entender como de contentos están tus clientes.

Cómo usarla

El primer día de cada mes, dedica 15-20 minutos a rellenar los datos del mes anterior. Número de clientes activos, ingresos totales, gastos, leads recibidos, clientes que se dieron de baja y clientes nuevos. Las formulas hacen el resto. Revisa el dashboard y preguntate: que fue bien el mes pasado, que fue mal y que voy a hacer diferente este mes. Para profundizar en este tema, consulta nuestra guía completa de metricas y KPIs para entrenadores.

Resumen del Pack Completo

Excel vs Software Especializado: Cuando Dar el Salto

Seamos honestos: Excel es una herramienta increiblemente versatil y estas plantillas te van a ahorrar muchas horas. Pero Excel tiene limitaciones reales que se hacen evidentes a medida que tu negocio crece.

Senales de que Excel se te queda corto

• Tienes más de 10-15 clientes activos y pasas más tiempo actualizando hojas de cálculo que entrenando. Duplicar pestanas, copiar formulas y buscar información entre archivos empieza a consumir un tiempo significativo.
• Necesitas que tus clientes vean sus rutinas y la única forma es enviarles un PDF o una captura de pantalla. No pueden marcar ejercicios como completados, ni registrar sus pesos, ni enviarte feedback directamente.
• Gestionas pagos manualmente y de vez en cuando se te escapa un cobro o tienes que perseguir a un cliente que se le olvido la transferencia. No tienes sistema de cobro automático.
• La comunicación esta fragmentada entre WhatsApp, email, llamadas y notas de papel. No tienes un lugar único donde quede registrado todo el historial de interacción con cada cliente.
• Pierdes tiempo haciendo cosas que podrían ser automáticas: enviar recordatorios, generar informes de progreso, notificar al cliente cuando tiene nueva rutina o cobrar la cuota mensual.

Que hace un software especializado que Excel no puede

Preguntas Frecuentes

Conclusion: Empieza con Excel, Crece con Software

Estas 7 plantillas cubren las necesidades básicas de cualquier entrenador personal que quiera profesionalizar su gestión sin invertir dinero en software. Son un punto de partida solido y probado que te permitirá pasar de la desorganizacion a tener un sistema mínimo viable para gestionar tu negocio.

Dicho esto, Excel tiene un techo. No puede enviar notificaciones a tus clientes, no puede cobrar cuotas automáticamente, no permite que tus clientes registren sus entrenamientos en tiempo real y no genera informes de progreso automáticos. Cuando llegues a ese punto, y si tu negocio crece lo suficiente llegaras, tendrás que dar el salto a una herramienta disenada para lo que haces.

Descarga el pack, personaliza cada plantilla a tu estilo y empieza a gestionar tu negocio con más orden. Y cuando sientas que Excel ya no te da para más, prueba TrainerStudio gratis. La transición es más fácil de lo que piensas.

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